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9 problemas de comunicação no setor de compras

O setor de compras é uma área estratégica para qualquer empresa.
Pode trazer benefícios quando bem planejada.
Por ser importante para os resultados da organização, necessita então de atenção dos profissionais e gestores.

A sinergia entre os setores de compras e outros setores é fundamental.
Mesmo sendo parte da área administrativa, interfere em toda a empresa.
Até mesmo nos setores financeiro, recursos humanos e ainda na manutenção industrial.

Um trabalho bem-feito no setor de compras gera eficiência na produção e operações.
Além de custos otimizados e uma melhor qualidade nos produtos.
Esses fazem a empresa se destacar no mercado em que atua.
Também auxilia nas decisões de investimentos, novas mercadorias, produtos e serviços.

Por isso criamos esse material!
Ele vai trazer mais conhecimento sobre como melhorar a comunicação na empresa.
Principalmente no setor de compras e porque isso evita diversos problemas.
Continue lendo para saber mais.


O QUE É COMUNICAÇÃO EFETIVA PARA O SETOR DE COMPRAS?

A comunicação é peça-chave para o sucesso de qualquer negócio.
Por isso os gestores devem criar o ambiente correto.
Onde os colaboradores saibam o que está acontecendo.
Principalmente para onde a empresa está indo.

A comunicação interna é tão ou mais importante que a comunicação com os clientes, por exemplo.
Assim, quando for preciso informar sobre o andamento do negócio, os projetos e planejamentos podem ser melhorados com ideias da própria equipe.

É necessário aos profissionais de compras lidar precisamente com processos.
Negociações, prazos e toda a burocracia que essas tarefas exigem também.
Além de evitar prejuízos para a empresa, garantindo assim os resultados projetados.

Esse é o cenário ideal e para conquistar esse nível, devemos evitar principalmente problemas de comunicação.


9 PROBLEMAS DE COMUNICAÇÃO NO SETOR DE COMPRAS

Evitar o máximo possível de erros conduz aos melhores resultados.
Isso é incluir toda a equipe de compras no processo gerencial.
Fazer dos objetivos da organização e o planejamento das estratégias um mapa melhor de ser entendido.

É preciso entender o que realmente pode atrapalhar um trabalho eficiente por parte do setor de compras.
Por isso separamos 9 problemas que o setor de compras pode enfrentar por causa de uma má comunicação.

1. Planejamento geral com falhas no setor de compras

Você sabia que até 60% dos gastos de uma empresa são provenientes do setor de compras?
Esse número é ainda mais significativo na indústria e nos setores de manutenção industrial.

Um planejamento assertivo levando em conta o cenário total.
De acordo com as prioridades da gestão é o que divide empresas de sucesso das outras.

Uma falha, dependendo do produto relacionado pode trazer grandes problemas para a empresa.
Quanto melhor estruturado seu setor de compras, melhores resultados então.
Por isso é importante ter uma equipe que comunique.
Além de analisar todas as variáveis possíveis envolvidas no processo de compras.

2. Falta de planejamento das quantidades

Existem dois cenários complicados nesse ponto: compras em excesso ou falta.
Um erro pode trazer muitos problemas.
Assim como inviabilizar a realização de um projeto, por exemplo.

No caso de compras a mais, o gestor deve decidir como usar o excesso.
É importante validar as próximas ações.
De acordo com o mínimo impacto e retomando os objetivos da empresa.
Além de avaliar como isso vai interferir no estoque e seu espaço físico.

O contrário é tão problemático quanto.
Comprar menos do que o necessário gera atraso nos pedidos e insatisfação dos clientes.
Além da diminuição de entradas.

O equilíbrio é o maior desafio do comprador, mas o caminho mais desejado.
Usar ferramentas de estoque e relatórios evita essas situações.

3. Falta de análise das urgências em relação aos procedimentos

Todo mundo quer (ou deveria) mostrar um bom serviço.
Ainda mais quando se tem que lidar com urgências.

Se um item é indispensável para o processo operacional: é prioridade.
Quem faz isso é o setor de compras principalmente.
Deve ter o timing certo para viabilizar a correção desse problema.
Sem deixar de avaliar as especificações e padrões estabelecidos.

Setor de compras e manutenção industrial

Por isso, quando se trata de manutenção preventiva ou preditiva, há um caminho.
Uma boa conversa entre setores de manutenção e compras minimiza falhas.
Incluindo a falta de peças com um prazo longo de entrega que não foi incluído no plano.

Essa é mais uma das funções do comprador: gestão de fornecedores.

4. Falta de análise do preço x qualidade

O gestor de compras deve saber certos limites.
Como a qualidade de um produto ou peça que possa inviabilizar a produção como um todo.
Otimizar custos é uma operação que exige uma análise minuciosa.
Principalmente sobre a relação do preço e qualidade antes de comprar.

A equipe de manutenção precisa definir requisitos mínimos.
Se não é muito difícil para o comprador fazer bem seu trabalho.

Apenas quando as equipes trabalham juntas podem definir os limites entre preço e custo.
Pra que não haja surpresa em relação à durabilidade, por exemplo.

Por isso as informações devem ser claras e muito bem detalhadas.
Assim evitamos falhas de comunicação.
O trabalho colaborativo é o melhor caminho nesses casos.  

5. Falta de processos de negociação no setor de compras

Cada nicho da indústria tem uma forma efetiva de negociar suas compras.
Se esse é um processo estabelecido, crie então um padrão para a equipe usar.

Uma negociação bem-feita é o início de todo o processo de compra.
Por isso o comprador deve avaliar principalmente a necessidade da empresa.
Além do que está sendo oferecido e entregue.

Assim, pode propor e argumentar melhor durante uma negociação.
Nesse ponto podem entrar:

  • descontos
  • pagamento diferenciado
  • prazos de entrega e
  • garantia

Entender onde a empresa quer chegar, torna mais fácil a comprar correta.
Claro que deve ser incluída uma pesquisa criteriosa.
Analise os preços praticados no mercado:

  • Quem são os melhores fornecedores?
  • Quem oferece a maior qualidade?
  • Quais são os menores prazos?
  • Quem tem a melhor garantia e assistência técnica?

Essa também é uma parte fundamental do processo.
Por isso, o ideal é atualizar seu conhecimento e base de fornecedores.

6. Falta de envolvimento da equipe na estratégia

O passo a passo para chegar no propósito da empresa deve ser claro.
Primeiramente para a equipe.
Cada um deve saber como pode contribuir então para esse objetivo.

Alguns problemas que evitamos quando há envolvimento dos colaboradores:

  1. Redução dos custos com melhores negociações;
  2. Revisão constante do planejamento para cada setor;
  3. Redução de desperdícios em cada setor;

Antes de tudo é importante comunicar os objetivos da empresa e que estratégias serão usadas.
Os funcionários precisam saber o passo a passo e, como falamos antes, sua contribuição para os resultados.

7. Falta de comunicação com outros setores

Com as ferramentas certas você pode minimizar os problemas de comunicação.
Aliás, existem soluções como a implementação de uma intranet ou o uso de newsletter e murais.

Todos os colaboradores devem ter acesso, afinal, às informações importantes para o bom andamento do seu trabalho.
Além disso serem reconhecidos por suas conquistas e crescimento.

O gestor de compras deve sempre ter um canal de comunicação aberto com os outros departamentos da companhia. Aliás, isso otimiza o trabalho das equipes.

Além disso quando o clima organizacional proporciona essa integração entre os setores as soluções fluem melhor.
Os colaboradores se sentem engajados e com desejo de expressar suas ideias.

Dessa forma, podem avaliar situações problemáticas antes que aconteçam e gerar melhores resultados naquilo que fazem. Ao se sentirem parte da solução, vêm metas como forma de crescimento, além de evitar falhas no processo.

8. Falta de linguagem adequada

Se você fala “A” e sua equipe entende “B”, temos um problema.
Muitas vezes os gestores até se preocupam com o repasse das informações.
Mas, não são treinados para fazer isso de forma simples e entendível para o seu time.

Quando você não consegue passar a informação de forma consciente e eficaz a equipe se perde em suas tarefas.
Até mesmo a motivação em seguir suas orientações.
Para comunicações mais efetivas, você pode usar então os seguintes critérios:

  • Para quem é essa mensagem? Uma mensagem da alta gestão é certamente diferente da mensagem para a equipe da produção.
  • Existe uma maneira mais fácil de dizer a mesma coisa? Revise a comunicação antes de enviar! Certifique-se que não tem outro jeito mais simples de dizer isso.
  • São necessário termos técnicos? Avalie se você realmente precisa usar um vocabulário formal ou técnico.

9. Falta de Gestão de conflitos

Cada funcionário deve ser capaz de enxergar sua contribuição na empresa.
Além disso entender profundamente sobre suas atribuições.
É essencial saber como sua função interfere no trabalho em outros setores.

Se não há uma visão clara disseminada pelos gestores, pode haver ruído de comunicação.
Isso, por fim, gera conflitos que atrapalham o bom andamento do trabalho.
Também reduzem a eficiência na produtividade da equipe, por exemplo.

O gestor de compras deve estar sem dúvida preparado para lidar com as mais diversas situações.
Incluindo conflitos entre sua equipe ou até mesmo com outros departamentos.

Treinamentos em equipe podem ser uma solução para minimizar conflitos e melhorar a comunicação.

E por que isso é importante?
No caso de uma compra solicitada pela equipe de manutenção industrial não ter as especificações certas, por exemplo. O prejuízo se estende à produção, pedidos e na ponta do processo à entrega para o cliente.

  • Isso aumenta custos e faz a empresa perder competitividade no mercado.

SOLUÇÃO VAPORTEC  

Com uma boa comunicação interna é possível ter uma ótima performance.
Por isso uma gestão eficiente trabalha com as ferramentas certas de comunicação.

As informações que se propagam da maneira correta, melhoram os índices de produtividade.

Encontre um sistema que seja perfeito para o seu negócio.
Assim você pode compartilhar informações e arquivos importantes de forma organizada e eficiente.

Existem muitas ferramentas disponíveis para que haja colaboração entre setores, colaboradores e gestores.
Incentive a troca de ideias de forma aberta e sem pressão.

Um primeiro passo pode ser o nosso Guia do Comprador: acesse o site.


O importante é sempre manter a comunicação interna.
A melhor maneira de fazer isso é com feedbacks a cada período.

Fazer o planejamento adequado de compras dessa forma torna tudo isso possível.
Por meio dos profissionais autorresponsáveis e envolvidos do início ao fim do planejamento.

Evitar erros de gestão é sem dúvida essencial para não colocar em risco a operação da empresa.
Aliás, com colaboradores cientes do andamento dos projetos é mais fácil ajustar e melhorar a efetividade da comunicação interna. Todos se sentem confortáveis em colaborar assim no crescimento da empresa.