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Profissão de comprador e suas tarefas

Profissão de comprador: nosso assunto da aula de hoje.
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A profissão de comprador é muitas vezes confundida com a tarefa de comprar. Levando-se em conta as muitas formas de organização das empresas, na prática, o processo de compras pode ser feito por profissionais de áreas diferentes, como o de logística, o de manutenção, área comercial, etc. Ou seja, cada empresa desenha seus procedimentos de compras buscando aperfeiçoar tempo, custo e conhecimento do material comprado.

Entretanto, em empresas mais estruturadas em seus processos, e não falamos só de empresas de grande porte, existe sempre um comprador. Esse profissional possui experiência e habilidades para exercer as tarefas relacionadas às compras de maneira muito mais estratégica e eficiente.

São profissionais que desenvolvem competências como negociação e um senso de organização, levando em conta dados históricos e experiência para tomar decisões mais acertadas, sobretudo, na escolha de seus fornecedores. Então, fica claro que o comprador profissional não faz apenas compras. Mas, sim, faz muito mais.

A sua tarefa principal é adquirir suprimentos e serviços que se dividem em compras de matéria-prima, manutenção industrial ou comercial, compras administrativas e negociação de contratos. Na grande maioria, esses profissionais são contratados pelo regime CLT (com carteira assinada), dessa forma, normalmente, possuindo jornadas comerciais estabelecidas pelas empresas.

Suas ferramentas principais são planilhas eletrônicas, telefone e muita pesquisa pela internet. Não é comum fazer horas extras, a não ser em casos de compradores de varejo e em ocasiões sazonais.

Classificação da hierarquia da profissão de comprador

Não existe uma regulamentação prevista em lei para comprador profissional, mas existem classificações que muitas empresas utilizam:

Assistente de compras

É o começo de um profissional nesta área. Assim, geralmente, são estudantes ou profissionais que tem como principal tarefa ajudar o comprador nas atividades, acompanhando pedido, organizando, etc.

Comprador júnior

Podemos dizer, baseado em médias de mercado, que após dois anos de experiência, o profissional assistente consegue se tornar um comprador júnior e se envolve mais profundamente com as negociações e algumas compras mais complexas. Normalmente, o trabalho ainda é supervisionado por um gerente ou profissional de compras mais experiente.

Comprador pleno

Após 4 anos, em média, o comprador já está maduro para avançar nas compras especiais e muito mais complexas. São compras que impactam no funcionamento da empresa de forma importante e que precisam das habilidades que ele desenvolveu ao longo da carreira. São níveis estratégicos como desenvolvimento de fornecedores novos, um suporte essencial em logística e dados. Além disso, o uso de muitos dados para que a direção da empresa possa tomar decisões mais assertivas.

Comprador sênior

Em torno de oito anos após o início da carreira temos o profissional capaz de realizar todas as tarefas necessárias para o setor de compras, inclusive, na liderança da equipe. A comunicação interpessoal desenvolvida até aqui, serve para interagir com colegas de diversas formações e criar uma sinergia. Isso é importante, por exemplo, quando uma requisição não é precisa o suficiente e uma compra é feita de forma equivocada, levando a prejuízos. Saber identificar a real causa e sua solução, ao mesmo tempo em que ensina novos compradores, é uma vocação de liderança que se espera de um comprador sênior.

6 habilidades essenciais para profissional de compras

Muitos chegam no cargo de comprador com algumas habilidades já desenvolvidas e outras ainda a evoluir. Para ser valorizado profissionalmente é preciso aprimorar competências que nem sempre se aprendem nas escolas, e sim na prática. Então, vamos conhecer algumas.

Organização

A primeira habilidade é se organizar. Na profissão de comprador é preciso atuar em várias frentes, interagindo com diversos setores da empresa. Por isso, ter tudo organizado facilita as coisas. Excessos de planilhas, anotações espalhadas ou tarefas esquecidas são alguns sintomas da falta de organização e que atrapalham o profissional de compras. Assim, para corrigir essa postura, encare a organização pessoal como uma questão de disciplina e procure simplificar as tarefas.

Cálculos

Apesar de todas as ferramentas que temos à disposição, é importante na profissão de comprador ter uma boa noção de cálculos. Conhecê-los bem lhe dará mais opções numa negociação. Além disso, proporcionará uma melhor análise da relação custo/benefício das transações. Portanto, entender as regras básicas de matemática financeira como juros, porcentagens, impostos é essencial.

Relacionamento

Um bom relacionamento com as pessoas é desejável para todos na equipe e indispensável para o trabalho do profissional de compras. Temos que pensar que ele atua como uma ponte entre as necessidades da empresa e as soluções dos fornecedores. Por isso, espera-se dele uma comunicação clara e gentil, seja por e-mail ou telefone. Isso porque, talvez uma expressão não muito clara no e-mail possa gerar um retrabalho e, consequentemente, prejuízo.

Avalie sua própria comunicação se fazendo as seguintes perguntas: “Será que ficou alguma margem de dúvida? Devo ser mais claro?”. Pois, são os mal-entendidos que atrapalham os relacionamentos.

Negociação

Saber negociar é uma arte que precisa ser aprendida afinal, ninguém nasce com ela. Grandes negociadores trabalham anos a fio acrescentando ao seu repertório nuances de comportamento que fazem a diferença quando se está negociando. Isso vale muito em uma situação de compra complexa, quando teremos vários passos até sua concretização.

Comece a ler sobre o assunto o quanto antes e pratique no seu dia a dia. Dessa forma, verá que algumas técnicas são fáceis, outras nem tanto, mas todas são fundamentais.

Visão estratégica

Com a grande competitividade entre as empresas, a profissão de comprador se tornou estratégica. Isso porque, aqueles profissionais que entendem do negócio onde trabalham têm a oportunidade de sugerir melhorias de um ponto de vista único. Não é simples, porém é muito importante, principalmente se o profissional de compras pretende alcançar cargos de liderança.

Na prática significa questionar e entender o porquê das tarefas. Analisar fornecedores, encontrar novas soluções e, no final, aperfeiçoar a compra.

Aprender inglês

Os mercados estão cada vez mais integrados, porém, nosso país ainda sofre com a falta de profissionais de compras que não sabem o mínimo do idioma universal de negócios, o inglês.

Na busca por fornecedores e soluções, o comprador tem muito a ganhar quando domina o idioma inglês. Isso porque, empresas são vendidas e compradas a todo o momento, inclusive por organizações estrangeiras. E nessa hora, o profissional preparado colhe o fruto de seu investimento. Não deixe de conferir nosso artigo Por que eu ainda não falo Inglês?” e entender a importância dessa habilidade.

Tarefas

As empresas se diferenciam em seus processos, entretanto, podemos listar as principais tarefas:

  • – receber requisições de compras dos setores internos;
  • – classificar os pedidos num sistema de controle informatizado;
  • – determinar quais as necessidades de compras junto à equipe interna e gerentes;
  • – pesquisar fornecedores;
  • – avaliar propostas;
  • – negociar contratos;
  • – comprar ou contratar serviços;
  • – acompanhar os pedidos;
  • – manter-se atualizado sobre novas tendências e possibilidades;
  • – avaliar mercadorias recebidas;
  • – organizar dados específicos de materiais para envio aos fornecedores;
  • – avaliar o desempenho dos fornecedores num sistema claro e objetivo;
  • – resolver problemas relacionados a não conformidades;
  • – reduzir custos de aquisição mantendo o padrão de qualidade;
  • – participar de projetos de novos produtos;
  • – conduzir fornecedores em projetos da Qualidade Total.

Profissão de comprador e o setor de compras na indústria

Explicamos sobre isso e muito mais em nossos Cursos Vaportec.

Embora muitas vezes ignorado, o setor de compras é um dos mais importantes na indústria. É, de alguma forma, por meio dele que a engrenagem de uma empresa gira. Afinal, como ela vai funcionar sem equipamentos ou matéria-prima? Além disso, o setor de compras, se provido de bons profissionais, consegue extrair conhecimento de informações que antes ficavam apenas na tela do computador. 

4 estágios para um setor de compras estratégico

Ainda é raro encontrar empresas nas quais o setor de compras deixou de ser coadjuvante e passou a ser estratégico. Isso acontece porque, para alcançar o último estágio que agrega maior valor para os negócios, é necessária uma longa jornada de comunicação e integração. É preciso investir em processos, tecnologia e, principalmente, em pessoas.

Então, vamos conhecer quatro estágios fundamentais para o setor de compras, afim de torná-lo ainda mais autônomo e importante para a empresa.

Setor de compras reativo

Neste estágio, todas as decisões e negociações são feitas pelo setor que requisitou a compra e fica ao encargo do setor de compras somente a formalização do pedido. Ele emite a ordem de compra e acompanha a entrega com a transportadora. Não se tem muito valor agregado no trabalho, pois falta planejamento. Dessa forma, o setor acaba por ser mais um “apagador de incêndio”.

Setor de compras mecânico

Neste próximo estágio, todas as atividades são feitas dentro do setor de compras e o comprador possui habilidades suficientes para as aquisições necessárias. Existe uma comunicação maior com o cliente interno requisitante, mas ainda não o suficiente. É quando as devoluções ou recompras persistem, gerando retrabalhos.

Setor de compras proativo

No terceiro estágio, o setor de compras tem a participação ativa e proativa do cliente requisitante. Assim, existe um maior diálogo entre eles para garantir que todos os requisitos técnicos sejam cumpridos, inclusive o de custo total. Exige da parte do requisitante e comprador um entendimento maior dos objetivos da empresa em termos competitivos.

Setor de compras estratégico

Chegamos ao último estágio, o mais difícil para as empresas. Entretanto, também o mais desejável para o profissional de compras. Nele existe uma integração total do setor de compras com as estratégias competitivas da empresa. O setor de compras, além de saber quais são as metas de médio e longo prazo, executa com autonomia, portanto com maior responsabilidade, toda mudança que ajudará na estratégia maior da empresa. Os dados são levados muito a sério e por isso existem avaliações constantes medindo o quanto pode ser melhorado. Procuram-se soluções não engessadas, mas que contribuam para alcançar uma meta.

Dicas essenciais para o setor de compra na indústria

Separamos algumas dicas para que a área de compras no setor industrial tenha um melhor aproveitamento.

Profissionais diferenciados

Ter pessoas comprometidas e atenta às novidades é fundamental. Estar por dentro de inovações, como plataformas eletrônicas de compras, por exemplo, é obrigação do profissional estratégico. Além disso, entender o processo realizado pela empresa é essencial para buscar novas tecnologias e diferenciais que resultarão em economia.

Qualifique seus fornecedores

Para tornar sua indústria competitiva, é essencial que seus fornecedores tenham compromisso com a qualidade dos produtos e serviços prestados a sua empresa. Dessa forma, esteja atento ao cumprimento dos prazos propostos, à qualidade da entrega e, principalmente, ao preço cobrado.

Compre o necessário

Antes de realizar uma compra é fundamental que se saiba o que comprar. Isso porque, muitas vezes a aquisição desnecessária causa prejuízos e superlotação do estoque. Por isso, é essencial estar atento aos pedidos de venda, aos lotes de compras, à velocidade da produção, ao saldo em estoque e ao novo prazo de fornecimento.

Invista em um sistema de gestão para compras industriais

Ter essa funcionalidade em sua empresa poderá alavancar a produtividade da sua equipe de compras e garantir um melhor retorno nos seus investimentos. Além, é claro, de ser uma forma de manter tudo organizado.

Qualidade é obrigação

Já ouviu a frase “o barato sai caro”? Então, muitas vezes ela se mostra verdadeira. Um produto de pouca qualidade pode comprometer de forma significativa todo o seu processo. O ideal é conseguir unir qualidade e preço baixo, mas caso não dê, opte sempre pelo primeiro.

O “compras” de uma empresa tem como função, além do óbvio, unir pessoas pelo mesmo objetivo, para, assim, garantir uma melhoria contínua das operações corporativas.

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Um abraço

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